プライバシー・ポリシー of 太平洋興発釧路支店

＜プライバシー・ポリシー＞

　当社は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下、「個人情報保護法」といいます。）、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、「番号法」といいます。）、その他の関係法令、関係官庁からのガイドライン、特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン等を遵守して、個人情報を厳正・適切に取り扱います。

１．個人情報の取得について

　当社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得いたします。（下記６．の個人番号及び特定個人情報を除きます。）

２．個人情報の利用について

（１）当社は、個人情報（個人番号及び特定個人情報については、下記６．をご覧ください。）を、取得の際に示した別に定める利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用いたします。
（２）当社は、個人データを第三者との間で共同利用し、または、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために適正に監督を行います。

３．個人データの安全管理措置について

　当社は、取り扱う個人データ（下記６．の個人番号及び特定個人情報を含みます。）の漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備及び実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じ、万が一、問題等が発生した場合は、速やかに適正な是正措置を行います。
　当社は、個人データの安全管理のために講じた措置について別途定めており、その具体的な内容は以下のとおりです。
（１）基本方針の整備

・個人データの適正な取り扱いの確保のため、本プライバシーポリシーを策定し、必要に応じて見直しをしております。

（２）個人データの取り扱いに係る規程類の整備

・取得、利用、管理、提供、消去・廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について、「個人情報保護規程」、「個人情報取扱運用細則」等の各種社内規程を定めております。

（３）組織的安全管理措置

・個人データの管理責任者として個人情報保護管理者を設置しております。
・個人データの安全管理に関し、「個人情報保護規程」、「個人情報取扱運用細則」に従った運用をしております。
・個人データの取り扱い状況を確認できる手段を整備しております。
・個人データの取り扱い状況の点検及び監査体制の整備と実施をしております。
・漏えい事案等に対応する体制の整備を行っております。

（４）人的安全管理措置

・従業者の役割・責任等の明確化に努めております。
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練を行っております。
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認を適宜実施しております。

（５）物理的安全管理措置

・個人データの取り扱い区域等の管理を行っております。
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止に努めております。
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止に努めております。
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄を行っております。

（６）技術的安全管理措置

・個人データの利用者の識別及び認証を実施しております。
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御を行っております。
・個人データへのアクセス権限の管理をしております。
・個人データの漏えい・毀損等防止策を講じております。
・個人データへのアクセスの記録及び分析を必要に応じて実施しております。
・個人データを取り扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析を必要に応じて実施しております。
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査を実施しております。

（７）委託先の監督

・個人データの取り扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、「外部委託管理規程」、「外部委託運用細則」を整備し、必要に応じて見直ししております。

（８）外的環境の把握

・個人データを海外にて取り扱いする場合、個人データを取り扱う国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施施いたします。

（９）当措置に関するお問い合わせ窓口

（名　称）太平洋興発株式会社総務部
（住　所）東京都台東区元浅草二丁目６番７号
（電話番号）03-5830-1601
（受付時間）平日 9:00～17:15

４．個人データの第三者提供及び第三者からの取得について

（１）当社は、次の場合を除き、個人データ（個人番号及び特定個人情報については、下記６．をご覧ください。）を事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供いたしません。

① 法令に基づく場合
② 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
③ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④ 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を来たすおそれがあるとき
⑤ 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除きます。）

（２）マンション管理業において取得した個人データについて、管理委託契約に定める契約履行のため、次に記載する第三者に対してお客様の個人データを提供いたします。

① 管理委託契約の重要事項説明書に定める業務委託先
（例）清掃業務、メンテナンス業務、警備業務等
② 管理費等自動引落の際の振替先金融機関
③ 各種通知に関する発送業者
④ 管理組合の役員

（３）個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したときは、提供・取得経緯等の確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管いたします。

５．センシティブ情報の取り扱いについて

　当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報等をいいます。）並びに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療及び性生活に関する個人情報（以下、「センシティブ情報」といいます。）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。
（１）法令等に基づく場合
（２）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
（３）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
（４）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
（５）源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
（６）相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
（７）保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合

６．個人番号及び特定個人情報の取り扱いについて

　当社は、個人番号及び特定個人情報については、別に定める「マイナンバー情報等取扱規程」に基づき取り扱うこととし、法令で限定的に明記された目的以外のために取得及び利用しません。また、番号法で限定的に明示された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を第三者に提供しません。

７．個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正、利用停止等について

　個人情報保護法に基づく保有個人データ（上記６．の個人番号及び特定個人情報を含みます。）に関する開示（確認・記録の開示を含みます。）、訂正または利用停止等に関するご請求については、ご請求者がご本人であることを確認させていただいた上で手続きを行います。当社グループ各社、保険会社や他社の保有個人データに関しては当該会社に対してお取次ぎいたします。保有する個人データに関し、必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。
　なお、上記開示などのお手続きについては所定の手数料をいただきます。手続きを希望される方は、下記１０．のお問い合わせ先までお申し付けください。

８．組織・体制について

（１）当社は、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施いたします。
（２）当社は、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法について研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底いたします。

９．個人情報保護コンプライアンス・プログラムの策定・実施・維持・改善について

　当社は、この方針を実行するため、個人情報保護コンプライアンス・プログラム（本方針、「個人情報保護規程」、「マイナンバー情報等取扱規程」、その他の規程、規則を含みます。）を策定し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善いたします。

１０．お問い合わせ先について

　ご連絡先は下記のお問い合わせ窓口となります。また、保険業務に係る保険事故に関する照会については、下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせいただくことができます。
　なお、ご照会者がご本人であることをご確認させていただいた上で、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。